Ускорение воронки продаж: принципы KANBAN для CRM-системы

Как ускорить воронку продаж и сократить цикл сделки используя методологию Kanban?

Принципы канбана могут использоваться как базовый инструмент для управления отношениями с клиентами (CRM), тем более, что интерфейс сделок многих CRM-систем очень похож на Kanban-доску.

Kanban - метод управления разработкой по принципу «точно в срок» способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками.

Канбан является наглядной системой разработки которая показывает, что необходимо производить, сколько и когда.
То есть фактически система «заказ-поставка» перевернута в «поставку-заказ».

CRM-система позволяет сохранить всех потерянных клиентов с указанием причины отказа.

По мере поступления, задачи заносятся в таблицу откуда каждый сотрудник берет нужную ему.

Руководители компаний которые используют механизмы канбана видят прозрачную картину того, чем занимаются их сотрудники и в любой момент могут увидеть где проблема в производственном процессе.

Что такое Kanban?

Kanban – японский термин, дословно переводится как «видимая доска» (яп. 看板). Его начали использовать применительно к производству в 60-х годах ХХ века в компании Toyota.

В основу данного принципа положен конвейерный метод производства, а также различные скорости выполнения отдельных технологических операций.

На заводах «Тойоты» доски канбана использовались для того чтобы не загромождать склады и рабочие места заранее созданными запчастями.

При производстве может произойти смена приоритетов. К примеру станция, которая производила левые зеркала произвела 20 штук, а станция производившая правые зеркала - 10 штук, в то время как на конвейере находятся 15 автомобилей и необходимо 15 штук зеркал обоих типов. Налицо конфликт метрики - количественно производство не упало (дополнительные конвейеры выпустили 30 изделий в срок), но производство все равно рискует остановится. Kanban призван помочь справиться с этой проблемой.
Принципы работы Kanban

Главная задача канбана - уменьшение времени прохождения задачи от начала до стадии готовности. Традиционно канбан использовался в производстве и разработке, но мы нашли применение методологии Kanban в продажах - он  ускоряет воронку и делает CRM-систему лучше.

В апреле 2017 года компания «VersionOne» выпустила ежегодный отчет «State of Agile» посвященный мировым тенденциям применения Agile (гибкая методология разработки на основе принципов Kanban и Scrum).

В отчете были исследованы разные метрики, позволяющие оценить эффективность применения Agile.

Опыт и обратная связь от компаний, использующих Agile показывают, что использование гибкой методологии разработки ускоряет доставку выпуска продукта, дает возможность управлять изменениями приоритетов увеличивая командную производительность.

Используя Kanban в продажах можно улучшить CRM-систему и сделать так, чтобы воронка приносила максимальный результат.

Так как интерфейс сделок в amoCRM фактически представляет собой карточки канбана, остается только использовать возможности этой методики, грамотно применяя принципы работы в ней.

Доска Kanban в amoCRM
Применение методологии Kanban в продажах

В при работе в Kanban действуют пять основных принципов:

  1. Визуализация процесса. Когда есть возможность быстро, одним взглядом оценить ход работы. Не нужно держать в голове кто на какой стадии находится или разбираться в сложных таблицах и графиках, а нужно всего лишь взглянуть на Kanban-доску.
  2. Управление потоком. Это один из основных принципов системы Kanban заставляющий двигать решение задачи только вперед по этапам воронки.
  3. Лимит по задачам. Задается лимит на количество сделок которые могут находится каждом этапе воронки продаж одновременно.Таким образом регулируется нагрузка на менеджеров.
  4. Описание условий для смены статуса. На каждом этапе воронки должен быть список условий и действий, обязательных для движения сделки.
  5. Оптимизация цикла. Время выполнения каждой задачи должно обязательно фиксироваться и оцениваться. Улучшение этого процесса является важным принципом канбана.

Эти принципы работают во многих CRM-системах, остановимся подробнее на том, как методология Kanban реализована в amoCRM.

Визуализация

Первый принцип - система карточек реализована в amoCRM по умолчанию.

Kanban это не конвейер, а карточка, средство коммуникации. В канбан-доске можно отбирать только свои сделки и смотреть только за своими результатами.

  • Разделите работу на задачи, каждую задачу напишите на карточке и поместите на стену или доску.
  • Используйте названные столбцы, чтобы показать положение задачи в воронке продаж.

Управление потоком (Только вперед)

При работе с принципом управления потоком - в своем отделе продаж вы можете ввести регламенты, по которым сделка будет двигаться только вперед и только на один этап. В таком случае не будет нарушаться бизнес-процесс продажи, а менеджер обязательно выполнит задачи по каждому этапу, ведь у него только один выход: подталкивать клиента к продаже.

Движение на этап вперед доступно - для сделки появляется ячейка
Движение через этап недоступно, ячейка под сделку не появляется

Благодаря работе этого принципа Kanban не портится аналитика воронки, менеджер полностью соблюдает регламент книги продаж, а вся работа строится на получении прибыли.

Хотите настроить управление потоком в amoCRM?
Подробнее о виджете «Только вперед»

Лимит по задачам (Work in progress)

Чтобы избежать ситуации когда сделки будут накапливаться на самом неприятном этапе (например, КП отправлено) в Kanban действует принцип ускорения прохождение сделок - Work in progress.

В этом принципе для каждого этапа воронки можно задать лимит, сколько сделок может на нем находиться одновременно.

Самые нелюбимые статусы у менеджеров получат жесткое ограничение на сделки. Чтобы продать новому клиенту, надо сначала продать тем, с кем уже общаешься.
При установке виджета под названием каждого статуса появятся 2 показателя:
WIP - общий лимит,PWIP - персональный лимит

По нашему опыту, «нелюбимым» статусом является следующий после отправки коммерческого предложения. Менеджеры отправляют большое количество предложений, но боятся звонить и уточнять статус.
Если ограничить число сделок на статусе отправки, им придется освобождать место под новые и, таким образом, проталкивать свою работу дальше.

Лимит сделок рассчитывается индивидуально под каждый статус и воронку и зависит от возможностей отделов продаж и производства.

Установите в настройках модуля параметры под свою систему
Установить ограничение на количество сделок для статусов.
Подробнее о виджете «Work in Progress»

Описание условий для смены статуса (Definition of Done)

При использовании принципа Kanban «Описание выполненных статусов» в амоCRM, в каждом статусе описывается подробный список требований и действий, обязательных для перевода сделки на следующий этап воронки продаж.

Для этого на каждом этапе должен быть прописан список условий и действий, обязательных для движения сделки.

Также вы можете внедрить свою книгу продаж прямо в amoCRM - менеджерам больше не нужно искать регламенты в других источниках.

При нажатии на название статуса воронки появляется окно с подробным описанием статуса и условиями их выполнения.

В amoCRM это можно автоматизировать с помощью системы обязательных полей, а также дополнительных разработок.

Добавить регламенты книги продаж прямо в amoCRM
Подробнее о виджете «Описание выполненных статусов»

Оптимизация цикла

Замерить цикл сделки - поможет аналитика, наглядно показывающая на каком этапе сделки зависают, на каком отваливаются.

Постоянное улучшение - значит ускорение, более быстрое поступление средств.

Этот принцип базируется на обязательном постоянном анализе воронки продаж и цикла сделки.

Если своевременно отслеживать статусы, на которых скапливаются сделки, узкие и, наоборот, слишком широкие этапы воронки продаж и менять систему в нужную сторону, можно создать почти идеальную CRM.

Итог

Пять принципов методологии Kanban не только применяются в amoCRM, но ускоряют воронку продаж дополняя и оптимизируя CRM-систему.

Первый принцип реализован в amoCRM по умолчанию. Второй, третий и четвертый можно регламентировать или автоматизировать с помощью виджетов. Пятый принцип - оптимизация - это постоянный процесс, который вы можете делать самостоятельно или можете воспользоваться консультацией опытных интеграторов CRM.

Хотите настроить свою систему работу со
сделками по  принципам Kanban?
Запишитесь на аудит вашего отдела продаж:

Отправляя заявку, я соглашаюсь с политикой конфиденциальности
Спасибо! Ваше сообщение отправлено.
Произошла ошибка. Попробуйте позже.