1,5 года назад TOMORU проходили наш курс по работе в Asana. И к новой встрече нас подтолкнул случай. Ребята запустили свой телеграм-канал и попросили поделиться этой новостью в нашем.

‍

– Как дела? Как Asana, пользуетесь?

‍

Юра Погорянский (руководитель отделов производства и аккаунтинга в Tomoru) улыбнулся: «Пользуемся? Да мы ее полностью кастомизировали, там космолет получился!». 

‍

Дальше было несколько бесед на пару часов и наши широко распахнутые от восхищения глаза. «Мир должен это видеть!» – сказали мы и написали для вас этот кейс. 

‍

За несколько лет TOMORU успели стать по-настоящему большими: вошли в топ-пятнадцать лучших стартапов по версии Inc. Russia, запустились на Филиппинах и в Индонезии, привлекли 50 миллионов рублей на развитие. Компания показала рост +305% по итогам 2022 года и каждый месяц 2023 года фиксирует рекорд относительно предыдущего периода. 

‍

Как в Asana управлять производством голосовых роботов для топов российского рынка? Расскажем в статье. 

‍

Как изменилась Asana Tomoru за полтора года

‍

В нашей прошлой статье про Tomoru мы рассказывали, что внедрение Asana в компании начиналось с ее основателя – Дениса Балюры. Потом учетные записи завели для руководителя производства и человека, который на тот момент выполнял роль сейлз- и аккаунт-менеджера. 

‍

Преднастроенную Asana отдали руководителю производства. И за полгода ‍туда «переехали» все подразделения Tomoru. Все, да не все. По словам Юрия Погорянского до сих пор часть подразделений либо пытается внедрить Asana, либо не признает ее необходимости. Но наш интерес сегодня – показать вам, как круто можно управлять производством, используя этот сервис. 

‍

«Если сравнивать нашу Asana сейчас и полтора года назад, разница существенная. Структуры раньше не было физически. Asana выглядела, как блокнот с возможностью переписки в комментариях. Не использовались поля, триггеры, правила, автоматизации, общий учет, распределение по проектам, сроки. Написали инфу, сложили туда. Дедлайны были, но контроля нормального по срокам не было. 

‍

Сейчас мы интегрировали Asana с большинством сервисов, которыми пользуемся: Hubstaff (тайм-трекер), 1С, Albato, Google-таблицы, Tilda». 

‍

В аккаунте Tomoru в Asana за несколько лет собрано 1 980 роботов. Это больше 14 000 часов команды, которая их создает. Там работают аккаунт-менеджеры, аналитики, маркетологи. Даже отдел продаж приходит поучаствовать в обсуждении в комментариях. 

‍

Структурно Asana делится на проекты: 

• по сотрудникам, 
• по роботам, 
• сгруппированные по нужным нам признакам (поясним ниже).

Есть проект «Создание и развитие», в котором числятся все проекты по роботам и по сотрудникам. Многие проекты имеют взаимное управление. 

‍

В проекты объединены некоторые группы задач: все сдачи роботов, все прозвоны, все реактивации роботов. Группировка происходит автоматически по признаку самой задачи. Робот может быть на стадии написания скрипта, создания логики, интеграции с телефонией и так далее. И у руководителя всегда есть понятная картина по ключевым этапам производства и их состоянию. 

Процесс создания роботов

‍

Для продаж компания Tomoru использует amoCRM. Интеграция с Albato при нужном действии отправляет в Asana вебхук, Albato абсорбирует важные данные из полей в amoCRM и направляет в нужном формате в Asana. Отдел продаж получил оплату и передал клиента в производство. В это время Asana по шаблону, заданному из API, создает проект.

Проект берется из единого для всех шаблона, но сразу кастомизируется: 

• интеграция меняет название проекта, учитывая данные о клиенте в amoCRM,
• вносит информацию из amoCRM в поля задач,
• расставляет ответственных и дедлайны.

Многие задачи уже предзаполнены, это автоматизировано через хуки. Сабтаски внутри задач тоже создаются автоматически. Это помогает правильно идти по процессу создания робота и быстро ориентироваться, что в каком порядке делать. И, конечно, отслеживать, что ты или твоя команда уже сделали. 

‍

В запуске роботов есть процессы подключения телефонии, других сервисов, CRM-систем. По каждому из таких подключений создается задача, назначается ответственный аналитик, сроки выполнения ставятся автоматически.

‍

Дальше специалист создает задачи в секции «В работе». Это задачи, которые помогают понимать, на какой стадии находится проект и что с ним происходило. 

Автоматически проект по каждому роботу добавляется и на доску «Создание и развитие», чтобы все видели и могли контролировать процесс производства.

‍

Внутри проекта есть задачи для первой линии создания роботов. Здесь робота собирают, полностью настраивают. Вторая линия ведет клиентов, которые уже начали использования робота. Есть этап перехода на вторую линию. 

И дальше задачи, в основном, по оплатам, корректировкам робота, доработкам скриптов или новым роботам. 

Степан Симаков, тимлид отдела сопровождения клиентов: «Проекты в Tomoru – бесконечные. Пополнение баланса, доработки, дообучение – у нас нет конечного цикла завершения работ. Проект – это история клиента в компании. И важнейшая база знаний о том, насколько эффективно мы работаем. 

‍

Одна из самых крутых возможностей, которую мы кастомно реализовали – возможность выгружать данные из Asana. Мы знаем, сколько роботов на какой стадии, сколько клиентов на каждом тарифе, сколько роботов у конкретного клиента, сколько роботов сдано, сколько проектов на этапе выбора актера озвучки. Полный, гибкий и оперативный инструмент аналитики». 

Магия полей

‍

Тотально, если залезать в задачи, то основная структура полезных данных содержится в полях. Ответственный аналитик, ответственный аккаунт, срок сдачи, оперативность, критерии, тарифы, количество роботов с тем или иным сроком сдачи, тарифом, когорты – все, что можно сказать про робота и процесс его запуска, есть в полях.

По части этих полей происходит группировка задач в проекты. Но абсолютно по всем полям команда Tomoru делает выгрузку и собирает из этих показателей панели, когорты, рейтинги по сотрудникам.

Можно оценить эффективность команды, посмотреть любой срез данных или построить тот срез, который понадобился тебе прямо сейчас. 

Завершение статьи 

‍

Юрий Погорянский, руководитель отделов производства и аккаунтинга в Tomoru:

Сейчас мы используем весь доступный функционал, не считая, кажется, цели и портфели. Юзаем правила, распределение, автоматическую группировку по признаку задачи, выгрузку полей, запуск процессов. 

Мы все важные процессы автоматизировали и теперь даем аналитикам, ответственным за проект, максимум информации, чтобы они сделали свою работу круто. 

Например, на определенном этапе клиенту нужно выбрать голос для своего робота. Он получает ссылку на лендинг, слушает разных актеров озвучки и нажимает кнопку «Выбрать». Интеграция с Tilda (на ней собран лендинг с голосами) отправляет в задачу по озвучке в проекте этого клиента данные, что ему понравилось. 

Получился очень крутой, гибкий инструмент, который помогает эффективно работать и быстро включаться там, где случилась заминка.